Objetivo
Completar el recorrido financiero de una compra recibida: confirmar primero la entrada, confirmar después la cuenta por pagar, comprobar su saldo y registrar, aplicar y conciliar el pago al proveedor.
Este proceso continúa a Comprar de requisición a recepción. En el recorrido principal, el proveedor entregó una factura al recibir en C3010; una remisión recibida debe facturarse por separado antes de entrar a N1010.
Participan dos perfiles: el facturista de cuentas por pagar confirma la entrada en C3015 y la cuenta por pagar en N1010; Tesorería verifica el saldo en N20 y trabaja el pago en N5010. En algunos tenants una misma persona tiene ambos perfiles.
Antes de comenzar
En el recorrido desde recepción, confirma que la entrada aparezca en C3015 y tenga cantidades recibidas. Si usarás N1020 o N1030, sigue la variante correspondiente sin exigir una entrada previa. Reúne la factura del proveedor, su timbre fiscal, fechas, moneda, término de crédito y los datos bancarios del pago. Verifica que los calendarios contables estén abiertos y que el número de factura y el UUID no estén repetidos.
Procedimiento
Parte 1 — El facturista confirma la entrada
Abre Confirmación de Entrada C3015
Abre C3015 Confirmación de Entrada de Compra y localiza el documento pre-recibido por proveedor o número de factura; selecciónalo.
Primero revisaremos la entrada que generó la recepción física. Busca el documento pre-recibido y selecciónalo.
Revisa lo recibido C3015
En el listado revisa proveedor, número de documento, fecha contable, total, moneda y timbre fiscal. Después abre Editar y comprueba por partida la cantidad ordenada, recibida y a recibir, además de precio, descuento, impuesto, lote y pedimento cuando apliquen.
Primero valida los datos de la factura en el listado. En Editar comprueba las cantidades y la trazabilidad de cada partida antes de confirmar.
Confirma la entrada C3015
Con el documento seleccionado, pulsa Confirmar y acepta el aviso.
Confirma la entrada. El sistema registra sus efectos de inventario y deja la factura recibida, lista para Cuentas por Pagar.
Si el tenant tiene activa la impresión de etiquetas, el sistema la ofrece después de confirmar. Solo se confirman documentos con partidas que sí tienen cantidad recibida.
Parte 2 — El facturista confirma la cuenta por pagar
Localiza la factura recibida N1010
Abre N1010 Facturas Proveedor por Recibo y localiza la factura con estatus Factu, que corresponde a la factura recibida; selecciónala.
Ahora localiza la factura recibida. En la tabla se identifica con el estatus Factu antes de confirmar la cuenta por pagar.
Confirma la cuenta por pagar N1010
Pulsa Confirmar y acepta el aviso. Si el documento tiene diferencias, configura los destinatarios del correo que la app muestra antes de continuar; captura también la fecha de confirmación si el tenant la solicita.
Confirma la cuenta por pagar. Cuando existe una diferencia, la app pide primero a quién notificarla; después establece el saldo abierto y registra los efectos contables.
Solo se confirma una Factura recibida. Una Remisión recibida no pasa por aquí: primero debe facturarse mediante el proceso correspondiente.
Si el total recibido difiere del total de la factura, N1010 abre la configuración de correo antes de confirmar. La confirmación continúa después de seleccionar los destinatarios de esa notificación.
Parte 3 — Tesorería verifica y paga
Verifica el saldo en Cuentas por Pagar N20
Abre N20 Consultar CXP y localiza la factura por proveedor o número; comprueba que muestre estatus Confi y revisa su Monto Abierto.
Antes de pagar, comprueba en N20 el estatus Confi y que el Monto Abierto corresponda al importe pendiente.
Crea el pago N5010
Abre N5010 ABC Pagos Proveedores y pulsa Nuevo.
En Pagos Proveedores, pulsa Nuevo para capturar el pago.
Captura los datos del pago N5010 · Nuevo / Editar
Captura Unidad de Negocio, Proveedor, Tipo de Pago, Forma de pago, Total, Fecha Contable, Banco, Cuenta de Banco, Moneda Aplicación, Tipo de Cambio y No. de Referencia; revisa el formulario antes de Guardar.
Captura los datos bancarios y el total real del pago. Esta validación se detiene con el formulario completo, antes de Guardar y crear el pago.
Guardar crea el pago al proveedor y habilita su aplicación posterior.
La corrida browser se detiene en este safe point. En una operación real y controlada, Guardar crea el pago; después se continúa con Aplicar y Conciliar. La validación no crea el pago ni afecta banco o contabilidad.
Abre la aplicación del pago N5010
Con el pago seleccionado, pulsa Aplicar para abrir la página de aplicación.
Ahora distribuye el pago. Pulsa Aplicar para ver los documentos abiertos del proveedor.
Aplica el pago a la factura N5010 · Aplicar
Captura el importe a aplicar contra la factura y guarda la aplicación.
Aplica el importe a la factura. En este recorrido el pago cubre todo el saldo, así que el pago queda aplicado y la factura queda pagada.
No se puede aplicar más que el total del pago ni más que el saldo abierto de cada documento.
Concilia el pago N5010
Con el pago aplicado seleccionado, pulsa Conciliar y acepta el aviso.
Para terminar, concilia el pago. Advanta descuenta el saldo de la cuenta bancaria, registra el movimiento y contabiliza la operación.
Descuenta el saldo de la cuenta bancaria, registra el movimiento bancario y contabiliza el pago.
Ojo: revertir un pago conciliado exige Cancelar, que deshace aplicaciones, movimiento bancario y póliza, y regresa el saldo a los documentos. Concilia solo cuando el pago sea definitivo.
Variantes
Factura directa en N1020
Cuando la factura no depende de una recepción, se captura en N1020 ABC Facturas de Proveedor OC: pulsa Nuevo, captura encabezado e importes, agrega sus detalles y pulsa Confirmar (con fecha de confirmación si el tenant la exige). El número de factura debe ser único para el proveedor y el UUID no debe repetirse. Después retoma este procedimiento en Verifica el saldo en Cuentas por Pagar.
Factura desde XML en N1030
Si se cuenta con el XML CFDI, la importación construye el documento con serie, folio, UUID, emisor, moneda, conceptos e impuestos, y lo deja Registrado en N1030 Facturas OC de Proveedor. Revisa los datos importados con Detalle y Editar, y pulsa Confirmar. Después continúa en Verifica el saldo en Cuentas por Pagar.
Pago parcial
Si el pago no cubre toda la factura, aplica únicamente el importe entregado. El pago queda Aplicado parcialmente si conserva saldo por distribuir y la factura queda en Pago parcial. Consulta el saldo restante en N20 y registra las exhibiciones posteriores como pagos adicionales.
Un pago que conserva saldo por distribuir no se concilia, salvo el caso de pequeñas diferencias de la variante siguiente.
Pequeña diferencia al conciliar
Si después de aplicar queda en el pago un remanente mínimo, Conciliar lo acepta únicamente cuando ese saldo cabe en el monto máximo del ajuste de pequeñas diferencias configurado; el sistema pide confirmarlo mostrando el monto abierto y lo cierra con el ajuste. Si el remanente excede el máximo, la conciliación se rechaza y debes completar la aplicación primero.
Selección de pagos y H2H en N5030
Cuando Tesorería paga por lotes a través del banco, N5030 Selección de Pagos agrupa documentos abiertos en una solicitud con folio propio: se capturan banco, cuenta y forma de pago, se seleccionan los documentos con su importe, se pulsa Confirmar y después Pagar, que envía el archivo por la conexión H2H configurada.
Enviar el archivo al banco no significa que el pago haya concluido. El pago a proveedor y su aplicación solo se crean cuando llega la respuesta final exitosa del banco; cada línea aceptada genera su pago ya conciliado. Una respuesta parcial conserva las líneas aceptadas, libera las rechazadas —su importe regresa al saldo del documento— y deja la solicitud Parcial.
N5030 puede no aparecer en el menú de todos los tenants; su ruta existe y se abre directamente o desde el acceso que configure el implementador.
Verificación final
En N20, la factura debe mostrar estado Pagada y saldo cero si se pagó totalmente, o Pago parcial con el saldo restante correcto. En N5010, revisa Aplicaciones y confirma que el pago esté Conciliado. Conserva la referencia bancaria y el comprobante del pago conforme al control interno de tu empresa.