Objetivo
Convertir una necesidad interna en mercancía recibida: el solicitante captura la requisición, el comprador confirma sus partidas, genera la orden, la aprueba y la envía al proveedor, y el almacenista registra lo que llegó.
El recorrido conserva la relación entre la solicitud, la orden y la entrada. Al terminar, el documento del proveedor queda pre-recibido, pendiente de revisión antes de que exista una cuenta por pagar confirmada.
Antes de comenzar
Verifica que cada participante pueda abrir las pantallas que le corresponden y que el tenant cumpla las precondiciones del encabezado. Confirma en particular la serie de orden y de requisición del almacén, el proveedor, los artículos, las unidades de compra, los impuestos y el calendario de inventarios.
Si la parametrización exige cotización, el comprador debe tenerla disponible antes de confirmar las partidas en C1520 — ver variantes. Este recorrido asume que la orden convertida nace Capturada y se aprueba explícitamente; si tu tenant la crea Aprobada, revisa la variante correspondiente.
Procedimiento
Parte 1 — El solicitante registra la necesidad
Abre Requisiciones C1510
Abre C1510 ABC Requisiciones desde el menú.
Crea la requisición C1510
Pulsa Nuevo para iniciar la captura de la requisición.
Captura almacén, ubicación, tipo de requisición, solicitante, fecha de necesidad e instrucciones, y guarda.
C1510Agrega las partidas requeridas C1510
Selecciona la requisición ${folio_requisicion} y pulsa Detalle.
Agrega cada artículo con su cantidad requerida, proveedor sugerido e instrucciones.
C1510El solicitante puede dar seguimiento a sus partidas en C1511 Consulta de Requisición sin interrumpir al comprador.
Parte 2 — Compras confirma y genera la orden
Localiza las partidas en Confirmación C1520
Abre C1520 Confirmación Requisiciones de Compra y selecciona las partidas pendientes de la requisición ${folio_requisicion}.
Confirma cada partida C1520
Pulsa Confirmar sobre la partida seleccionada.
Completa proveedor, precio, monedas, fecha promesa y término de crédito, y confirma la partida. Repite con cada partida que sí deba comprarse.
C1520Abre la conversión a orden C1530
Abre C1530 Incluir Requerimiento a OC y selecciona las partidas confirmadas de la requisición ${folio_requisicion}.
Convierte las partidas C1530
Pulsa Convertir sobre las partidas seleccionadas.
Elige el tipo de orden de compra y confirma la conversión.
C1530Solo se convierten juntas partidas compatibles: mismo proveedor, término, monedas, proyecto y descuento. Si difieren, el sistema rechaza la conversión y conviene agruparlas por separado.
Revisa y aprueba la orden C2510
Abre C2510 ABC Órdenes de Compra y localiza la orden ${folio_orden}; selecciónala.
Con la orden Capturada seleccionada, pulsa Aprob/Desap para aprobarla.
C2510Envía la orden al proveedor C2510
Con la orden Aprobada seleccionada, pulsa Correo.
Captura el destinatario, revisa asunto, mensaje y formato, y pulsa Enviar. El envío deja la orden Enviada; si solo necesitas habilitar la recepción sin mandar correo, pulsa Cambiar Estatus.
C2510Parte 3 — El almacén registra la recepción
Selecciona lo que llegó C3010
Abre C3010 Entrada por Compra y selecciona las partidas entregadas de la orden ${folio_orden}.
Pulsa Recibir para abrir la captura de la recepción.
C3010Registra la recepción C3010
Captura por partida la cantidad recibida; elige Factura; captura número, fecha del documento y fecha de recepción; adjunta el XML con el Timbre Factura (UUID); captura el tipo de cambio solo si las monedas difieren; guarda y responde si hubo diferencias con la factura física.
Este recorrido registra una recepción total: todas las partidas quedan cerradas y la orden queda Cerrada. Si la entrega fue parcial, la orden queda En proceso — ver variantes.
Continúa en Recibir factura y pagar al proveedor.
Variantes
Inicio directo en C2510
Cuando la política del negocio no exige requisición, el comprador inicia en C2510 ABC Órdenes de Compra, pulsa Nuevo y captura almacén, proveedor, tipo de orden, comprador, monedas, término de crédito, referencia e instrucciones. En Detalle agrega artículos, ubicación de recepción, cantidades, precios, descuentos, impuestos y fechas.
Después retoma el procedimiento en Revisa y aprueba la orden.
Cotización obligatoria
Si la parametrización de requisiciones exige cotización, C1520 no permite confirmar una partida sin capturar el total de la cotización del proveedor. El comprador debe tener la cotización disponible y capturarla en la ventana de confirmación; sin ella, la confirmación se rechaza.
La orden nace Aprobada
Según la configuración de Compras, la orden creada por la conversión de C1530 puede nacer Aprobada en lugar de Capturada. En ese caso no pulses Aprob/Desap: el botón alterna y la regresaría a Capturada. Revisa la orden y continúa directamente en Envía la orden al proveedor.
Recepción parcial
Si el proveedor entregó solo una parte, captura en C3010 la cantidad que llegó. La partida queda Recibida parcialmente, la orden queda En proceso y el saldo puede recibirse después repitiendo la recepción sobre las partidas pendientes.
Sobre-recepción con tolerancia
La cantidad acumulada no puede rebasar lo ordenado. La única excepción es un artículo con tolerancia superior configurada: el sistema acepta hasta el porcentaje adicional permitido y rechaza cualquier cantidad mayor.
Factura o remisión al recibir
El recorrido principal elige Factura en C3010. Si el proveedor entrega solo una remisión, elige Remisión y captura su número; el sistema distingue el documento como remisión. La entrada puede revisarse y confirmarse, pero una remisión no crea todavía una cuenta por pagar pagadera: debe facturarse por el proceso separado correspondiente antes de continuar al pago.
Cierre de saldo pendiente
Si el proveedor confirma que ya no entregará el resto, revisa primero que no haya mercancía en tránsito. En C2510 selecciona la orden y usa Cerrar. Las partidas sin recepción quedan canceladas y las recibidas parcialmente quedan cerradas; la orden termina sin esperar otra entrada.
Cambios posteriores a la orden
Si las condiciones cambian cuando la orden ya está Enviada —otra cantidad, precio, término o unidad—, no edites la captura original. Usa C2550 Cambios Orden de Compra: Cambio Estatus OC regresa la orden Enviada a Aprobada, Editar corrige la partida y Editar OC el término del encabezado; después vuelve a enviarla al proveedor.
Ajuste de la entrada
Si la entrada se registró con más cantidad de la que realmente llegó, corrígela en C3020 Ajuste Entrada por Compra: el ajuste disminuye la cantidad recibida, revierte el inventario ajustado y recalcula el documento del proveedor. Es una corrección de registro, no una devolución.
Devolución a proveedor
Si la mercancía ya fue recibida y debe regresar al proveedor, no corrijas la entrada como si nunca hubiera ocurrido. La devolución corresponde a C3030 Devolución Entrada por Compra, un proceso aparte que revierte cantidades y efectos de la recepción y genera la nota de crédito correspondiente. Requiere que el documento del proveedor ya esté confirmado en cuentas por pagar; se referencia aquí, pero no se desarrolla en este recorrido.
Verificación final
Comprueba que la orden esté Cerrada (o En proceso si quedó saldo por recibir), que la requisición muestre sus partidas Compradas ligadas a la orden en C1511, y que la factura del proveedor aparezca Pre-recibida para su revisión en C3015. El inventario recibido ya debe estar en la ubicación receptora.