Objetivo
Convertir una necesidad interna en mercancía recibida: el solicitante captura la requisición, el comprador confirma sus partidas, genera la orden, la aprueba y la envía al proveedor, y el almacenista registra lo que llegó.
El recorrido conserva la relación entre la solicitud, la orden y la entrada. Al terminar, el documento del proveedor queda pre-recibido, pendiente de revisión antes de que exista una cuenta por pagar confirmada.
Antes de comenzar
Verifica que cada participante pueda abrir las pantallas que le corresponden y que el tenant cumpla las precondiciones del encabezado. Confirma en particular la serie de orden y de requisición del almacén, el proveedor, los artículos, las unidades de compra, los impuestos y el calendario de inventarios.
Si la parametrización exige cotización, el comprador debe tenerla disponible antes de confirmar las partidas en C1520 — ver variantes. Este recorrido asume que la orden convertida nace Capturada y se aprueba explícitamente; si tu tenant la crea Aprobada, revisa la variante correspondiente.
Procedimiento
Parte 1 — El solicitante registra la necesidad
Abre Requisiciones C1510
Abre C1510 ABC Requisiciones desde el menú.
Crea la requisición C1510
Pulsa Nuevo para iniciar la captura de la requisición.
Pulsa Nuevo para abrir el formulario de la requisición.
Captura almacén, ubicación, tipo de requisición, solicitante, fecha de necesidad e instrucciones, y guarda.
Captura el lugar de recepción, el solicitante y la fecha en que se necesita la compra. Al guardar, el sistema asigna el folio de la requisición.
C1510 · Nuevo / EditarAgrega las partidas requeridas C1510
Selecciona la requisición ${folio_requisicion} y pulsa Detalle.
Con la requisición seleccionada, abre su detalle para capturar las partidas.
Agrega cada artículo con su cantidad requerida, proveedor sugerido e instrucciones.
En el detalle agrega los artículos y cantidades que necesita el solicitante. Cada partida queda Requerida, en espera de la decisión de Compras.
C1510 · DetalleEl solicitante puede dar seguimiento a sus partidas en C1511 Consulta de Requisición sin interrumpir al comprador.
Parte 2 — Compras confirma y genera la orden
Localiza las partidas en Confirmación C1520
Abre C1520 Confirmación Requisiciones de Compra, elige el almacén si no es el tuyo, localiza con No. Requerimiento las partidas de la requisición ${folio_requisicion} y selecciona una.
Ahora Compras revisa las partidas requeridas. Localiza las de la requisición y selecciona la primera; se confirman una por una.
Confirma cada partida C1520
Pulsa Confirmar sobre la partida seleccionada.
Pulsa Confirmar para completar las condiciones comerciales de la partida.
Completa proveedor, precio, monedas, fecha promesa y término de crédito —o pulsa No. Cotización para traerlos de la cotización vigente— y guarda. Repite con cada partida que sí deba comprarse.
Completa el proveedor, el precio, las monedas, la fecha promesa y el término de crédito, o tráelos de la cotización vigente, y guarda. Solo las partidas confirmadas continúan a la orden.
C1520 · ConfirmarAbre la conversión a orden C1530
Abre C1530 Incluir Requerimiento a OC y marca las partidas confirmadas de la requisición ${folio_requisicion}.
Marca las partidas confirmadas que comparten proveedor y condiciones para crear la orden.
Convierte las partidas C1530
Pulsa Incluir en orden de compra sobre las partidas marcadas.
Pulsa Incluir en orden de compra. El sistema pedirá el tipo de orden de compra.
Elige el Tipo OC y pulsa Guardar.
Elige el tipo de orden. El sistema crea la orden con sus partidas y conserva el vínculo con la requisición; las partidas quedan Compradas.
C1530 · Incluir en orden de compraSolo se convierten juntas partidas compatibles del mismo almacén: mismo proveedor, término, monedas, proyecto y descuento. Si difieren, el sistema rechaza la conversión con un aviso como Diferentes Proveedores y conviene agruparlas por separado.
Revisa y aprueba la orden C2510
Abre C2510 ABC Órdenes de Compra y localiza la orden ${folio_orden}; selecciónala.
En órdenes de compra, localiza la orden generada y revisa proveedor, almacén, partidas, cantidades, precios e impuestos.
Aprueba la orden con la acción que corresponda a C259000: Aprob/Desap en modo legado o Enviar a aprobación en el flujo por rutas.
Aprueba la orden según la configuración. El modo legado alterna entre Capturada y Aprobada; el flujo por rutas la envía a los aprobadores y consolida el estatus de sus partidas.
C2510Envía la orden al proveedor C2510
Con la orden Aprobada seleccionada, pulsa Email.
Ahora comunica la orden al proveedor. Pulsa Email para preparar el envío.
Captura el destinatario, revisa asunto, mensaje y formato, y pulsa Enviar. El envío deja la orden Enviada; si solo necesitas habilitar la recepción sin mandar correo, pulsa Cambiar Estatus.
Captura el correo del proveedor, revisa el formato y pulsa Enviar. El envío cambia la orden a Enviada; Cambiar Estatus hace ese cambio sin mandar correo. Solo entonces sus partidas aparecen en la entrada por compra.
Envía el correo con la orden de compra al proveedor.
Parte 3 — El almacén registra la recepción
Selecciona lo que llegó C3010
Abre C3010 Entrada por Compra, elige almacén y proveedor, ajusta las fechas si la orden tiene más de 30 días, busca y marca las partidas entregadas de la orden ${folio_orden}.
En Entrada por Compra elige el almacén y el proveedor, busca y marca únicamente las partidas que llegaron físicamente.
Pulsa Recibir para abrir la captura de la recepción.
Pulsa Recibir para capturar lo que llegó.
C3010Registra la recepción C3010 · Recibir
Captura por partida la Cantidad A Recibir; deja Factura en Remisión /Factura; captura Número Documento, Fecha del Documento y Fecha Recibo; captura o carga el XML del Timbre Fiscal(UUID); guarda, confirma el tipo de cambio solo si las monedas difieren y responde si hubo diferencias con la factura física.
Captura lo recibido y los datos de la factura, y adjunta su XML timbrado. El tipo de cambio solo aparece cuando las monedas difieren. Agrega lote, serie, caducidad o pedimento cuando el artículo lo requiera. Al guardar, indica si hubo diferencias; el inventario entra al almacén y el documento queda pre-recibido.
Este recorrido registra una recepción total: todas las partidas quedan cerradas y la orden queda Cerrada. Si la entrega fue parcial, la orden queda En proceso — ver variantes.
Continúa en Recibir factura y pagar al proveedor.
Variantes
Inicio directo en C2510
Cuando la política del negocio no exige requisición, el comprador inicia en C2510 ABC Órdenes de Compra, pulsa Nuevo y captura almacén, proveedor, tipo de orden, comprador, monedas, término de crédito, referencia e instrucciones. En Detalle agrega artículos, ubicación de recepción, cantidades, precios, descuentos, impuestos y fechas.
Después retoma el procedimiento en Revisa y aprueba la orden.
Cotización obligatoria
Si la parametrización de requisiciones exige cotización, C1520 no permite confirmar una partida con total cero: el aviso es Se requiere una cotización con total mayor que cero. El comprador debe tener una cotización vigente del proveedor para el artículo y traerla con No. Cotización en la ventana de confirmación.
La orden nace Aprobada
Según la configuración de Compras, la orden creada por la conversión de C1530 puede nacer Aprobada en lugar de Capturada. En ese caso no pulses Aprob/Desap: el botón alterna y la regresaría a Capturada. Revisa la orden y continúa directamente en Envía la orden al proveedor.
Aprobación por ruta
Cuando C259000 activa el flujo por rutas, Enviar a aprobación asigna la orden y sus partidas a los aprobadores configurados. C2510 muestra el estatus de aprobación; cada partida puede quedar Pendiente, Aprobada, Rechazada o Retirada. La orden solo avanza cuando la ruta queda satisfecha. Si debe corregirse una orden aprobada, Reversar aprobación devuelve el flujo de forma controlada; no uses el alternador legado.
Aprobación de pago
Si la configuración exige autorización de pago, una orden ya aprobada conserva esa aprobación pendiente hasta usar Aprobar pago. Este control es distinto de la aprobación comercial de la orden y debe quedar satisfecho antes del pago al proveedor.
Recepción parcial
Si el proveedor entregó solo una parte, captura en C3010 la cantidad que llegó. La partida queda Recibida parcialmente, la orden queda En proceso y el saldo puede recibirse después repitiendo la recepción sobre las partidas pendientes.
Sobre-recepción con tolerancia
La cantidad acumulada no puede rebasar lo ordenado. La única excepción es un artículo con tolerancia superior configurada: el sistema acepta hasta el porcentaje adicional permitido y rechaza cualquier cantidad mayor.
Factura o remisión al recibir
El recorrido principal elige Factura en C3010. Si el proveedor entrega solo una remisión, elige Remisión y captura su número; el sistema distingue el documento como remisión. La entrada puede revisarse y confirmarse, pero una remisión no crea todavía una cuenta por pagar pagadera: debe facturarse por el proceso separado correspondiente antes de continuar al pago.
Cierre de saldo pendiente
Si el proveedor confirma que ya no entregará el resto, revisa primero que no haya mercancía en tránsito. En C2510 selecciona la orden y usa Cerrar. Las partidas sin recepción quedan canceladas y las recibidas parcialmente quedan cerradas; la orden termina sin esperar otra entrada.
Cambios posteriores a la orden
Si las condiciones cambian cuando la orden ya está Enviada —otra cantidad, precio, término o unidad—, no edites la captura original. Usa C2550 Cambios Orden de Compra: Cambio Estatus OC regresa la orden Enviada a Aprobada, Editar corrige la partida y Editar OC el término del encabezado; después vuelve a enviarla al proveedor.
Ajuste de la entrada
Si la entrada se registró con más cantidad de la que realmente llegó, corrígela en C3020 Ajuste Entrada por Compra: el ajuste disminuye la cantidad recibida, revierte el inventario ajustado y recalcula el documento del proveedor. Es una corrección de registro, no una devolución.
Devolución a proveedor
Si la mercancía ya fue recibida y debe regresar al proveedor, no corrijas la entrada como si nunca hubiera ocurrido. La devolución corresponde a C3030 Devolución Entrada por Compra, un proceso aparte que revierte cantidades y efectos de la recepción y genera la nota de crédito correspondiente. Requiere que el documento del proveedor ya esté confirmado en cuentas por pagar; se referencia aquí, pero no se desarrolla en este recorrido.
Verificación final
Comprueba que la orden esté Cerrada (o En proceso si quedó saldo por recibir), que la requisición muestre sus partidas Compradas ligadas a la orden en C1511, y que la factura del proveedor aparezca Pre-recibida para su revisión en C3015. El inventario recibido ya debe estar en la ubicación receptora.