Objetivo
Registrar el pago de un cliente que compró a crédito — en este recorrido, con tarjeta en terminal bancaria — y dejarlo contabilizado: primero se captura el cobro, después se aplica a las facturas con saldo del cliente y al final se concilia. Todo ocurre en F5231 Cobros a Cliente Venta Mostrador.
Recuerda el reparto de pantallas: la caja de contado (F5230) solo cobra ventas de contado; cuando el término del cliente es crédito, la propia caja rechaza el cobro y dirige aquí.
Antes de comenzar
Verifica que puedes abrir F5231 desde el menú, que el cliente tiene facturas emitidas con saldo (el estado de cuenta se imprime desde la caja) y que la terminal bancaria del mostrador está activa. Ten a la mano el comprobante de la terminal: su referencia se captura en el cobro. Si falta configuración (formas de pago, terminales, bancos y cuentas), corresponde a un implementador.
Procedimiento
Abre Cobros a Cliente F5231
Abre F5231 Cobros a Cliente Venta Mostrador desde el menú.
Inicia un cobro nuevo F5231
Pulsa Nuevo para abrir el formulario del cobro.
Captura el cobro con su terminal F5231 · Nuevo / Editar
Captura unidad de negocio, almacén, cliente, tipo Cobro, forma de pago de tarjeta, importe y fecha; elige la terminal bancaria compatible, revisa el banco y la cuenta que toma de ella, agrega la referencia del comprobante y guarda.
Captura los datos del cobro, incluido el almacén que lo recibe. Como la forma de pago es tarjeta, selecciona la terminal activa del mostrador; al elegirla, Advanta toma el banco y la cuenta ligados a esa terminal y los deja fijos. El tipo de cambio se propone según la moneda de la cuenta.
Si eliges una terminal inactiva o de otra empresa que la unidad de negocio, el sistema rechaza el guardado. Con una forma de pago que no es tarjeta, el campo de terminal no debe llevar valor. Forma de Pago solo ofrece las formas marcadas como de venta mostrador, y todas ellas exigen el Almacén que recibió el cobro: si falta, el sistema rechaza el guardado.
Abre la aplicación del cobro F5231
Selecciona el cobro recién registrado en la lista y pulsa Aplicar.
De regreso en la lista, selecciona el cobro y pulsa Aplicar. Advanta abre la pantalla de aplicación con los documentos por cobrar del cliente.
Aplica el cobro a las facturas F5231 · Aplicar
En Fecha Contable captura la fecha de aplicación y el importe a aplicar a cada factura hasta agotar el cobro; después pulsa Aplicar.
En el campo Fecha Contable captura la fecha de aplicación y reparte el importe entre las facturas del cliente. Para poder conciliar, el cobro debe quedar aplicado por completo.
La aplicación reduce a la vez el saldo del documento, el de la venta y el saldo disponible del cobro; el sistema rechaza importes que rebasen cualquiera de los tres.
Concilia el cobro F5231
Con el cobro aplicado y seleccionado en la lista, pulsa Conciliar y confirma.
Para terminar, selecciona el cobro aplicado y pulsa Conciliar. La conciliación contabiliza el cobro y afecta el saldo de la cuenta bancaria. Si tu empresa activó el timbrado automático del complemento de pago, la confirmación lo indica y el complemento se envía a timbrar en la misma operación.
Contabiliza el cobro, afecta el saldo de la cuenta bancaria y genera los pagos que entran al corte de caja; con el timbrado automático de F529000 activo, también crea y envía a timbrado el complemento de pago del cobro.
Ojo: Conciliar solo procede cuando el cobro está Aplicado por completo. Un cobro Registrado o Aplicado parcialmente no se puede conciliar; primero agota su importe en la aplicación.
Variantes
Pago en efectivo u otra forma sin terminal
Si la forma de pago no controla terminal, el campo de terminal bancaria no se captura — el sistema incluso rechaza conservar una terminal en el cobro. El resto del recorrido (aplicar y conciliar) es idéntico.
Anticipo de cliente
Cuando el cliente entrega dinero sin documentos que saldar, captura el cobro con tipo Anticipo. El recibo queda Registrado con su saldo a favor y se aplica después, cuando existan facturas. Recuerda que la conciliación exige el importe aplicado por completo: el anticipo se concilia hasta entonces.
Aplicación parcial
Puedes aplicar el cobro en varias sesiones o dejar documentos a medio saldar: mientras el importe no se agote, el cobro queda Aplicado parcialmente y la pantalla de aplicación sigue disponible. La consulta Aplicaciones muestra lo ya distribuido.
Corrección antes de aplicar
Editar y Eliminar solo proceden mientras el cobro sigue Registrado. Si ya tiene aplicaciones, primero pon en cero los importes aplicados desde la pantalla de aplicación; los saldos de los documentos se restauran.
Cancelar un cobro conciliado
Cancelar procede únicamente sobre cobros Conciliados: revierte las aplicaciones, el saldo bancario y la contabilidad, y deja el recibo Cancelado. Si alguna venta involucrada tiene un reembolso pendiente, la cancelación se bloquea hasta que concluya. Tampoco procede si el cobro ya tiene un complemento de pago asociado: el sistema pide revisar su timbrado o cancelación en R5030 antes de cancelar el cobro.
Forma de pago de venta mostrador
F5231 solo ofrece formas de pago marcadas como forma de pago de venta mostrador, por eso el formulario exige el Almacén que recibió el cobro —uno de los almacenes permitidos al cajero— y la conciliación genera un pago de caja por cada aplicación. Esos pagos aparecen como pendientes en el corte de caja y se agrupan ahí: continúa en Hacer el corte de caja diario.
Timbrar el complemento de pago
F5231 ya no tiene una acción Timbrar. El complemento de pago (CEP) del cobro se emite de una de dos formas:
- Si en F529000 está activa la opción Timbrar automáticamente el CEP al conciliar cobros en F5231, Conciliar pregunta si deseas conciliar el cobro y enviar su complemento de pago a timbrado. Al aceptar, Advanta concilia y envía el CEP en la misma operación. Un cobro que ya estaba Conciliado, con aplicaciones y sin CEP, también puede enviarse con Conciliar sin volver a contabilizarlo.
- Con la opción apagada, emite el complemento desde R5030: continúa en Emitir el complemento de recibo de pago.
En F5231, la segunda columna Estatus muestra el estado del CEP (Timbrado pendiente o Error de timbrado mientras no llega el timbre), PDF y XML se habilitan cuando se recibe el timbre y Mensaje Error muestra el motivo de un rechazo, que se atiende en R5030.
Verificación final
Al terminar debes tener: el cobro Conciliado con su número, terminal y referencia; las facturas del cliente con su saldo reducido (o saldadas); y, si la forma de pago es de venta mostrador, los pagos de caja listos para el corte del día. La consulta Aplicaciones debe mostrar la distribución completa del importe.