Objetivo
Dar precio y condiciones a un cliente sin comprometer inventario: capturar la cotización con sus partidas en F5210 Cotizaciones de Venta Mostrador, entregarla impresa o por correo y, cuando el cliente acepta, generar la venta de mostrador que continúa su ciclo —confirmar, cobrar, documentar— en F5220 Venta Mostrador.
Antes de comenzar
Verifica que puedes abrir F5210 desde el menú y que el tenant cumple las precondiciones del encabezado (almacén parametrizado, tipos de venta activos, serie de cotizaciones, cliente y precios vigentes). Si algo falta, corresponde a un implementador configurarlo, no al operador.
Ten presente desde el inicio la elección Factura/Remisión: se captura en el encabezado de la cotización, la hereda la venta generada y ya no se cambia al editar.
Procedimiento
Abre Cotizaciones de Venta Mostrador F5210
Abre F5210 Cotizaciones de Venta Mostrador desde el menú.
Crea la cotización F5210
Pulsa Nuevo para iniciar la captura.
Pulsa Nuevo para abrir una cotización en blanco.
Captura el encabezado F5210 · Nuevo / Editar
Captura almacén, tipo de venta, cliente y vendedor; revisa Clasificador Venta, captura Referencia si aplica, elige Factura o Remisión y guarda.
Captura los datos del encabezado. El término de crédito lo fija el tipo de venta o el cliente, no se teclea. Revisa el Clasificador Venta, agrega una Referencia si aplica y elige desde ahora si la operación terminará en factura o en remisión. Al guardar, la cotización recibe su folio y se abre su detalle.
La cotización nace con folio de la serie de cotizaciones del almacén y queda en estado Cotización. No compromete inventario.
Agrega las partidas F5210 · Detalle
Agrega cada artículo con su cantidad; revisa precio, descuento e impuestos en cada partida.
Agrega los artículos. El precio sale del nivel de precios del almacén; puedes ajustar cantidad y descuento por partida, y elegir lote si el artículo lo controla.
Imprime la cotización para el cliente F5210
Regresa al listado, selecciona la cotización y pulsa Imprimir; elige Formato y, si F529000 exige seguimiento, captura Tipo Evento y Fecha Próximo Evento antes de guardar.
Entreguemos la cotización. Al pulsar Imprimir, elige el formato. Cuando la configuración lo exige, registra también el tipo de evento y la fecha del próximo contacto; si F529000 omite el seguimiento, Advanta genera el PDF sin crear ese evento.
También puedes enviarla por Correo en lugar de imprimirla — ver variantes.
Convierte la cotización cuando el cliente acepta F5210
Selecciona la cotización y pulsa Convertir a OV.
El cliente aceptó. Selecciona la cotización y pulsa Convertir a O V para preparar la venta.
Confirma la conversión F5210 · Convertir a OV
Captura Seguimiento y revisa los datos que apliquen: Vía Embarque, Clasificador Embarque, Lugar de Entrega, Fecha Entrega, Tags, Observaciones y Comentario; elige el lote de los artículos que lo controlan y pulsa Guardar.
Captura el Seguimiento y revisa la Vía Embarque y los demás datos de entrega. Si eliges Clasificador Embarque, la Fecha Entrega es obligatoria y no puede ser anterior a hoy. Elige los lotes cuando el artículo los controla. Al guardar, Advanta confirma que la Orden Venta se creó exitosamente.
La cotización queda Convertida —F5210 muestra el estatus Venta— y ya no se edita. La venta queda Capturada —F5220 muestra Regis—, ligada a la cotización, con las mismas partidas y la misma elección Factura/Remisión: no se recaptura nada. Ahí se revisa, se confirma y se cobra como en el proceso de venta de contado.
Variantes
Enviar la cotización por correo
Si el cliente prefiere recibirla por correo, selecciona la cotización y pulsa Correo: captura destinatario, asunto y mensaje, y el sistema adjunta la cotización. Solo procede mientras la cotización siga como Cotización.
Seguimiento del cliente
Cuando el cliente no decide de inmediato, documenta cada contacto con Seguimiento: cliente en tienda, llamada, visita, comida o reimpresión, con descripción y fecha. Imprimir la cotización también deja su propio evento. El historial completo se consulta en la misma pantalla y sirve para saber quién tocó al cliente y cuándo.
Rechazo del cliente
Si el cliente decide no comprar, regístralo en Seguimiento con un evento de tipo Rechazo. La cotización se cierra como Rechazada: conserva su historial pero ya no puede editarse ni convertirse. Si el cliente regresa después, usa Copiar para partir de una cotización nueva.
Re-cotizar con Copiar
Copiar duplica la cotización seleccionada como una cotización nueva en estado Cotización: pide el cliente, que puede ser el mismo o uno distinto, y copia las partidas. Es el camino para re-cotizar algo ya vencido en el tiempo, rechazado o para ofrecer lo mismo a otro cliente. Exige que el tipo de venta siga activo.
Solicitar un cambio de nivel de precios
Si otro nivel de precios puede asegurar la operación, selecciona la cotización y pulsa Nivel de Precios; solo procede mientras siga como Cotización. Captura el nivel deseado y guarda: la cotización queda Pendiente de aprobación y aparece en F5221 Aprobaciones; mientras espera no puede convertirse. Si el responsable aprueba, la cotización vuelve a Cotización conservando el nivel solicitado; si rechaza, vuelve al mismo punto sin el cambio. En ambos casos el vendedor la retoma y la convierte cuando el cliente acepta.
Eliminar una cotización
Eliminar borra definitivamente una cotización que siga como Cotización, con sus partidas y su historial de seguimiento; pide confirmación antes. No hay papelera: si la cotización debe conservarse como evidencia del contacto, regístrale un rechazo en lugar de borrarla.
Costo de envío en la cotización
Si un implementador habilitó el costo de envío en F529000, el listado muestra la acción Costo Envío y la columna del mismo nombre. Selecciona una cotización que siga como Cotización, con partidas, sin recompensas y con un total que alcance el mínimo configurado, pulsa Costo Envío, captura el importe y guarda: el sistema lo distribuye entre las partidas y recalcula impuestos y total. Capturar cero retira un costo existente. Si después cambias o eliminas partidas y la cotización queda debajo del mínimo, el costo se retira y se avisa.
Precio con IVA incluido
Si F529000 activa VM con IVA incluido, el detalle de la cotización muestra la marca Precio con IVA y cada partida se captura y presenta con precio con IVA; el sistema calcula el precio sin IVA al guardar.
Crédito solo con factura
Si el término aplicable —el del tipo de venta o, en su defecto, el del cliente— es de crédito y en el encabezado eliges Remisión, el sistema rechaza el guardado con el aviso Crédito con remisión no permitido. Elige Factura o usa un tipo de venta de contado.
Verificación final
Al terminar debes tener: la cotización Convertida —estatus Venta en F5210— con su historial de seguimiento, el documento entregado al cliente y una venta Capturada —estatus Regis— en F5220 ligada a la cotización. El estatus de ambas se puede revisar sin modificarlas en F5211 Consultar Ventas Mostrador. La venta continúa en Vender en mostrador y cobrar de contado a partir del paso de confirmación.