Objetivo
Registrar los movimientos de fondos que no vienen de un cobro ni de un pago: una entrada directa que aumenta el saldo de una cuenta de banco y una salida directa que lo disminuye. Cada movimiento deja su registro en el historial de la cuenta y su póliza contable.
Lo hace tesorería en dos funciones gemelas: Q501030 Ingreso Fondos Bancarios y Q501031 Egreso Fondos Bancarios.
Antes de comenzar
Verifica que puedes abrir Q501030 y Q501031 desde el menú, que la cuenta existe y está activa, que hay códigos de razón de fondos para ingreso y para egreso, y que el periodo de la fecha del movimiento está abierto en el calendario contable. Si algo falta, corresponde a un implementador configurarlo.
Procedimiento
Parte 1 — Registrar el ingreso de fondos
Abre Ingreso Fondos Bancarios Q501030
Abre Q501030 Ingreso Fondos Bancarios desde el menú.
Empecemos por el ingreso. Abre la función Ingreso de Fondos Bancarios; se abre su ventana de captura.
Captura el ingreso Q501030
Captura unidad de negocio, fecha, banco, cuenta, documento, Código de Razón de origen y monto del ingreso.
Captura la cuenta que recibe los fondos y el Código de Razón de origen. Este código define la contrapartida contable, y primero eliges el banco para que se cargue su cuenta.
Guarda el ingreso Q501030
Revisa la cuenta, el Código de Razón y el monto; después pulsa Guardar.
Antes de guardar revisa cuenta, Código de Razón y monto. El formulario queda listo en este punto seguro. Al guardar, el ingreso queda asentado, aumenta el saldo de la cuenta y se genera su póliza.
Registra la entrada directa de fondos, aumenta el saldo de la cuenta y genera su póliza contable del periodo.
Parte 2 — Registrar el egreso de fondos
Abre Egreso Fondos Bancarios Q501031
Abre Q501031 Egreso Fondos Bancarios desde el menú.
Ahora el egreso. Abre la función Egreso de Fondos Bancarios; es el mismo formulario con el efecto inverso.
Captura el egreso Q501031
Captura unidad de negocio, fecha, banco, cuenta, documento, Código de Razón de destino y monto del egreso.
Captura la misma cuenta y ahora un Código de Razón de destino de los fondos. El monto debe ser mayor que cero.
Guarda el egreso Q501031
Revisa cuenta, Código de Razón y monto; después pulsa Guardar.
Revisa cuenta, Código de Razón y monto. El formulario queda listo en este punto seguro. Al guardar, el egreso queda asentado, disminuye el saldo y se genera su póliza.
Registra la salida directa de fondos, disminuye el saldo de la cuenta y genera su póliza contable del periodo.
Variantes
Solo ingreso o solo egreso
Las dos partes son independientes. Si solo necesitas registrar una entrada, detente al terminar la Parte 1; si solo necesitas una salida, haz únicamente la Parte 2 en Q501031.
Verificar los movimientos resultantes
Después de guardar puedes confirmar el efecto en Q501011 Consultar Cuenta Banco: filtra por banco, cuenta y fecha y localiza el movimiento con su tipo y monto. La tabla no muestra el saldo resultante de la cuenta. Es una consulta de solo lectura; no cambia nada.
El periodo está cerrado
Si la fecha cae en un periodo cerrado del calendario contable, la operación no procede. Ajusta la fecha a un periodo abierto o pide al implementador que abra el periodo antes de registrar el movimiento.
Verificación final
Al terminar debes tener el ingreso y el egreso registrados, el saldo de la cuenta ajustado por ambos importes y una póliza por cada movimiento en el periodo. Q501011 permite revisar los movimientos; Q508010 solicita por correo el estado de cuenta.