Cancelar y volver a facturar una orden de venta facturada y embarcada

Objetivo

Corregir una orden de venta que ya se embarcó y facturó —por ejemplo, porque la factura salió con un producto equivocado— y volver a facturarla. Una factura emitida no se elimina: se cancela. Lo hecho se deshace en orden inverso: primero la factura, después los embarques y al final la orden.

Si las partidas y los embarques están bien y solo hay que volver a emitir la factura, después del paso 2 se factura directamente en F3551 o F3552 (ver variantes).

Antes de comenzar

• Confirma qué hay que corregir: la partida equivocada, el producto correcto y la cantidad. Si solo se entregó mercancía distinta pero la orden y la factura están bien, esto no es una refacturación.
• La factura no debe tener cobros ni notas de crédito aplicados. Si los tiene, F3555 responde «Factura con cobros/aplicaciones: Revisar R20, R5010 o R5011.».
• Revisa F359000 Parametrización Orden de Venta. Con el parámetro Factura > Embarque activado, cancelar la factura cancela la orden completa y esta guía no aplica.
• Si la orden conserva una marca de facturación anterior y hay que cambiar el producto, lee primero la variante «La orden conserva una marca de facturación anterior» antes de cancelar embarques: la corrección se hace copiando la venta a una orden nueva con Copiar OV.

Procedimiento

Parte 1 — Cancela la factura

Solicitar la cancelación todavía no mueve nada en la orden: las partidas y los embarques siguen ligados a la factura hasta que la cancelación se confirma.

Verificar consulta el estado del CFDI ante el SAT, y el mensaje «Verificar exitosa» aparece en todos los casos. Revisa el Estatus del renglón:

• SCance — el SAT aún procesa la solicitud. Espera y vuelve a verificar.
• Cance — la cancelación concluyó. Al concluir, Advanta cancela la cuenta por cobrar, revierte la póliza de la venta, regresa las partidas de la orden a Embarcada con su cantidad pendiente de facturar y libera sus embarques para volver a facturarlos. Solo entonces continúa.
• La factura desaparece del listado — el SAT no la canceló: regresó a Factu y sigue vigente (vuelve a aparecer en F3555). Repórtalo a soporte con el folio de la factura antes de continuar.

Parte 2 — Corrige la orden (solo si cambia el producto o la cantidad)

F3543 solo permite cancelar líneas cuya partida está Embarcada o Parcialmente Embarcada, y rechaza con «Venta Facturada» una línea cuya factura siga vigente o en SCance: por eso la cancelación de la factura debe estar concluida. La mercancía regresa al almacén de la orden. Coordina con el almacén la ubicación física de la mercancía.

Desconfirmar exige que la orden esté confirmada y que ninguna partida conserve cantidad embarcada; si queda alguna, Advanta responde «No se puede desconfirmar una orden con partidas embarcadas». Al desconfirmar, la orden regresa a Registrada y el inventario apartado para sus partidas vuelve a quedar disponible.

Parte 3 — Emite la factura nueva

9. Factura las partidas embarcadas

Consulta F3551 para facturar por partidas embarcadas o F3552 para facturar por embarque. Se retiró el paso ejecutable de emisión: su adaptador utilizaba el formulario retirado de F3550 y no se ha sustituido por uno verificado.

Ambas pantallas validan que las cantidades seleccionadas sigan pendientes de facturar. Revisa los datos fiscales y la vista previa antes de emitir.

Variantes

Refacturar sin cambiar partidas

Si los productos, cantidades y embarques están bien —por ejemplo, solo había que corregir un dato de la factura— no canceles embarques ni desconfirmes. En cuanto R1060 muestra la factura en Cance, sus partidas regresan a Embarcada con su cantidad pendiente de facturar y sus embarques quedan libres: factura de nuevo en F3551 por partida o en F3552 por embarque.

La orden conserva una marca de facturación anterior

Una orden puede conservar el estado de facturación de una emisión anterior. La edición de partidas exige una orden Registrada y sin marca de facturación; cancelar la factura no garantiza que la edición quede habilitada. Si aparece «Estátus Inválido», revisa ese estado antes de continuar. Eliminar también exige una orden Registrada sin marca de facturación.

Si hay que cambiar el producto o la cantidad, la alternativa es pasar la venta a una orden nueva con Copiar OV:

1. Cancela la factura y confirma la cancelación en R1060 (pasos 1 a 3), cancela los embarques en F3543 (paso 4) y desconfirma la orden en F3510 (paso 5). Así la mercancía regresa al almacén y el inventario apartado queda disponible.
2. En F3510 selecciona la orden anterior y pulsa Copiar OV. Elige almacén, ubicación, tipo de venta, cliente, término, lugar de entrega y moneda, y guarda. Advanta crea una orden nueva Registrada con las mismas partidas. Copiar no revisa si la orden de origen está facturada.
3. En la orden nueva corrige la partida (paso 6), confírmala (paso 7) y embárcala (paso 8). Como la orden nueva nunca se facturó, se puede facturar en F3551 por partidas embarcadas o en F3552 por embarque.

La orden anterior queda Registrada, sin embarques ni factura vigente, y conserva la marca de facturada: no se puede eliminar.

Si la copia no aplica a tu caso y el cambio debe hacerse en la misma orden, no hay un camino en pantalla: antes de cancelar los embarques, contacta a soporte con el folio de la orden y de la factura. Si solo hay que volver a emitir la factura, usa la variante anterior.

La factura tiene cobros o aplicaciones

F3555 no cancela una factura con cobros o notas de crédito aplicados. Revisa en R20 Consulta Cuentas por Cobrar qué está aplicado y retíralo antes: la aplicación de un cobro que todavía no está conciliado se ajusta desde Aplicar en R5010; un cobro conciliado se revierte con Cancelación en R5010, salvo que ya forme parte de un complemento de pago timbrado. Si ese cobro respalda una factura de anticipo, R5010 lo bloquea: debe atenderse junto con la factura de anticipo.

Factura sin timbre fiscal

Si la factura no tiene UUID, F3555 la cancela de inmediato sin pasar por el SAT: queda en Cance y no hace falta verificar en R1060.

Parámetro Factura > Embarque activado

Con este parámetro de F359000, al concluir la cancelación de la factura se cancela la orden completa con todas sus partidas y se liberan los anticipos que tenía aplicados. La orden ya no se desconfirma ni se vuelve a facturar, sus embarques no se liberan y F3543 ya no ofrece cancelarlos. La venta corregida se captura en una orden nueva; para regresar la mercancía del embarque anterior, contacta a soporte.

La factura es de una venta de mostrador

Las ventas de mostrador no usan este flujo: su factura se cancela con la venta en F5261 Cancelación de Venta.

Verificación final

En R1060 la factura anterior aparece en Cance. Si corregiste la orden, en F3543 sus embarques anteriores ya no aparecen como vigentes, la orden está confirmada y embarcada con los productos correctos y la factura nueva aparece en F5011 Consultar Facturas con su UUID cuando termina el timbrado.