Objetivo
Cerrar el ciclo de un pedido confirmado: embarcar su mercancía —lo que la descarga del inventario— y facturarlo emitiendo la factura con folio. La pantalla intenta solicitar el timbrado del CFDI cuando recibe todos los datos fiscales requeridos: si falta alguno, no emite la factura. Al terminar, el cliente tiene su factura y, si es de crédito, su cuenta por cobrar quedó registrada.
Participan dos perfiles: el embarcador surte en F3540 Embarque de Venta; el facturista emite y timbra en F3550 Facturación de Orden de Venta y verifica en F5011 Consultar Facturas.
Antes de comenzar
Necesitas una orden confirmada con partidas pendientes (ver Capturar una orden de venta y confirmarla) y que el tenant tenga sus series de embarque y factura, sus datos fiscales y, si aplica, el timbrado CFDI activo.
Procedimiento
Parte 1 — El embarcador genera el embarque
Abre Embarque de Venta F3540
Abre F3540 Embarque de Venta desde el menú.
Localiza las partidas por embarcar F3540
Busca la orden confirmada por almacén, cliente o folio y selecciona sus partidas pendientes de embarcar.
Busca la orden y selecciona las partidas que vas a surtir. Solo aparecen partidas de órdenes confirmadas.
Abre el panel de embarque F3540
Pulsa Embarque para abrir el panel del embarque.
Pulsa Embarque para abrir el panel donde capturas las cantidades y los datos del envío.
Genera el embarque F3540 · Embarque
Captura las cantidades a embarcar y los datos del envío; genera el embarque.
Captura cuánto embarcas de cada partida. Al generar el embarque, la mercancía se descarga del inventario. Puedes embarcar solo una parte y dejar el resto pendiente.
Genera el embarque y descarga la mercancía del inventario.
Cuando todas las partidas de la orden quedan embarcadas, la orden pasa a Embarcada. Un embarque parcial deja el resto pendiente para otro embarque — ver variantes.
Parte 2 — El facturista emite y timbra la factura
Abre Facturación y localiza la orden F3550
Abre F3550 Facturación de Orden de Venta y localiza la orden pendiente de facturar; selecciónala.
Ahora, en la facturación. Busca la orden pendiente de facturar y selecciónala.
Abre el formulario de facturación F3550
Pulsa Facturar para abrir el formulario de emisión.
Pulsa Facturar para abrir el formulario que permite elegir entre vista previa y timbrado.
Elige la vista previa F3550
Selecciona Vista previa. Revisa la forma de pago y los destinatarios, sin enviar correo. Verifica por separado que la emisión tenga método de pago y uso de CFDI.
El formulario muestra la forma de pago, pero no expone método de pago ni uso de CFDI. Esos datos son obligatorios para timbrar; si faltan, Advanta no emite la factura. Elige Vista previa para revisar antes de emitir.
Revisa la vista previa F3550
Genera la vista previa de la factura y revísala antes de emitir.
Antes de emitir, revisa la vista previa. Es la factura tal como quedará, pero todavía sin folio ni timbre: aquí puedes corregir antes de consumar.
La vista previa no emite ni timbra: es el punto seguro para revisar. Nada cambia hasta que confirmas la emisión en el paso siguiente.
Emite e intenta solicitar el timbrado F3550
Confirma la emisión para facturar la orden y solicitar el timbrado del CFDI. Si aparece la ventana Revise los datos para facturar, la factura no se emitió: corrige los datos que enumera y vuelve a intentar.
Al confirmar, Advanta valida los datos fiscales antes de emitir. Si todo está completo, genera la factura con folio y solicita el timbrado. Si falta algo, muestra la ventana Revise los datos para facturar con cada dato pendiente y dónde corregirlo, sin emitir la factura.
Emite la factura con folio, genera la cuenta por cobrar si el cliente es de crédito y, con timbrado activo, solicita el timbrado del CFDI; si la validación fiscal previa falla, no emite nada.
Ojo: con timbrado activo, Advanta valida antes de emitir los datos fiscales del cliente, del almacén y su entidad emisora (incluido el certificado de sello digital), de la factura (método, forma y uso de CFDI, tipo de cambio) y de las partidas (artículo y unidad con código SAT, cantidades, precios, impuestos, series y pedimentos). Si algo falta, la ventana Revise los datos para facturar enumera cada dato con el catálogo donde se corrige, y la factura no se emite: no se consume folio ni cambia el estatus de la orden. El timbrado se solicita después de emitir y termina de forma asíncrona: una factura emitida sin UUID todavía no está timbrada; comprueba su estado en F5011 antes de entregarla al cliente.
Parte 3 — Verifica y entrega la factura
Consulta la factura emitida F5011
Abre F5011 Consultar Facturas, localiza la factura por folio y verifica que su PDF esté disponible.
En la consulta de facturas puedes ubicar la factura emitida y comprobar su PDF. El XML aparecerá cuando termine el timbrado asíncrono.
Variantes
Embarque parcial
En F3540 puedes embarcar solo una parte de las partidas o de las cantidades. La orden queda parcialmente embarcada y el resto se surte en otro embarque. La facturación puede hacerse sobre lo embarcado según la parametrización del tenant.
Facturar sin timbrado electrónico
Si el tenant no tiene timbrado activo, F3550 emite la factura con folio pero no envía CFDI al PAC. La factura queda emitida; no obtiene folio fiscal (UUID) ni XML timbrado. La entidad emisora del almacén necesita de todos modos su registro en Configuración CFDI: sin él, la ventana Revise los datos para facturar lo indica y la factura no se emite.
Cliente de crédito
Cuando el cliente es de crédito, al facturar se genera automáticamente su cuenta por cobrar y su aplicación. El cobro posterior se registra y aplica en el módulo de cuentas por cobrar, no en esta pantalla.
Reintentar el timbrado
Si el servicio de timbrado falla, consulta el estado de la factura en F5011 y reintenta el timbrado de ese mismo folio cuando el servicio esté disponible. No vuelvas a emitir la orden para resolver un timbrado pendiente.
Faltan datos fiscales al solicitar el timbrado
Si F3550 muestra la ventana Revise los datos para facturar, la factura no se emitió. Corrige cada dato en el catálogo que indica el mensaje (Clientes, Almacenes, Entidades, Configuración CFDI, Artículos, impuestos) y vuelve a facturar. El formulario de F3550 no captura el método de pago ni el uso de CFDI: si la lista los incluye, no puedes completarlos desde esta pantalla; comparte el mensaje completo con el administrador o con soporte.
Cancelar un embarque
Un embarque generado se puede revertir con la cancelación de embarque, que devuelve las partidas a pendientes de embarcar y reintegra el inventario. Es una operación distinta de la cancelación de la factura.
Verificación final
Al terminar debes tener la mercancía embarcada (inventario descargado) y la factura emitida con folio. Verifica en F5011 que finalmente tenga UUID y XML timbrado. Si F3550 reportó datos fiscales faltantes, la factura no existe todavía: la orden sigue pendiente de facturar. Si el cliente es de crédito, su cuenta por cobrar queda generada. La factura es localizable, reimprimible y reenviable desde F5011.