Objetivo
Registrar un cobro de Cuentas por Cobrar de principio a fin: capturarlo con su importe y datos bancarios, aplicarlo contra las facturas pendientes del cliente, conciliarlo para que afecte banco y contabilidad, y confirmar en la cartera que el saldo quedó actualizado.
Todo el recorrido lo realiza el cobrador en tres pantallas: R5010 Cobros a Cliente para registrar y conciliar, R5010a Aplicación de Cobros para repartir el importe y R20 Consulta Cuentas por Cobrar para verificar.
Antes de comenzar
Verifica que puedes abrir R5010 y R20 desde el menú y que el cliente tiene al menos una factura con saldo abierto. Reúne el importe recibido, el banco y la cuenta donde entró el dinero, la forma de cobro y la referencia bancaria. Si falta el banco, la forma de cobro o el calendario contable abierto, corresponde a un implementador configurarlo.
Procedimiento
Abre Cobros a Cliente R5010
Abre R5010 Cobros a Cliente desde el menú.
Registra el cobro R5010 · Editar
Pulsa Nuevo y captura unidad de negocio, cliente, tipo de cobro, forma de pago, banco, cuenta, importe, referencia y fecha; guarda.
Pulsa Nuevo. Captura la unidad de negocio, el cliente, el tipo Cobro, la forma de pago, el banco y la cuenta donde entró el dinero, además del importe y su referencia. Al guardar, el cobro queda registrado.
Abre la aplicación del cobro R5010
Con el cobro seleccionado, pulsa Aplicar para abrir la aplicación contra las facturas del cliente.
Selecciona el cobro y pulsa Aplicar. Se abre la pantalla donde repartirás el importe entre las facturas pendientes.
Aplica el importe a la factura R5010a
Indica el importe que se abona a la factura pendiente y guarda la aplicación.
Reparte el importe del cobro. Abona a la factura y guarda. Si repartes todo el importe, el cobro queda aplicado; si sobra, queda aplicado parcialmente.
Concilia el cobro R5010
De vuelta en R5010, con el cobro aplicado seleccionado, pulsa Conciliar.
Ya de regreso en Cobros a Cliente, pulsa Conciliar. Este es el paso que registra la póliza de cobranza, incrementa el saldo del banco y marca las facturas como cobradas.
Registra la póliza de cobranza, afecta el saldo de la cuenta bancaria y cierra las facturas cubiertas.
Mientras la conciliación se procesa, el botón muestra Procesando… y queda deshabilitado; espera a que termine en lugar de volver a pulsarlo.
Verifica el saldo en la cartera R20
Abre R20 Consulta Cuentas por Cobrar y localiza la factura del cliente; revisa su estado y saldo.
Por último, en Consulta Cuentas por Cobrar, busca la factura del cliente y confirma que su saldo quedó en cero y su estado como cobrada.
Variantes
Cobro parcial
Si el importe recibido no cubre todo el saldo de la factura, aplica solo lo entregado. El cobro queda Aplicado por su importe y la factura queda Parcialmente cobrada, conservando el saldo restante. Consulta ese saldo en R20 y registra las exhibiciones posteriores como cobros adicionales. Un cobro que aún deja saldo por aplicar queda Aplicado parcialmente y no se puede conciliar hasta repartir todo su importe.
Cobro a varias facturas
Un mismo cobro puede pagar varias facturas del cliente. En R5010a reparte el importe entre las facturas elegidas; la suma aplicada no puede rebasar el importe del cobro. Al conciliar, cada factura cubierta pasa a Cobrada y las cubiertas en parte quedan Parcialmente cobradas.
Cancelar un cobro conciliado
Para revertir un cobro Conciliado, selecciónalo en R5010 y pulsa Cancelar. El sistema deshace su efecto en banco y en las facturas y lo deja Cancelado. No procede sobre un cobro que aún no está conciliado. Si el cobro ya forma parte de un complemento de pago timbrado, primero debe atenderse ese complemento.
Cobro en pesos aplicado a facturas en dólares
Un cobro en MXN puede aplicarse a facturas en USD siempre que el cobro tenga capturado un tipo de cambio positivo y distinto de 1, expresado en pesos por cada dólar. Si falta, la aplicación avisa Para aplicar a facturas USD, captura en el cobro un tipo de cambio positivo y distinto de 1, expresado en MXN por cada USD. Otras combinaciones de moneda no están disponibles en este flujo.
Verificación final
Al terminar debes tener: el cobro Conciliado, su importe aplicado a la o las facturas correspondientes, y en R20 el saldo del cliente actualizado —cero si la factura quedó totalmente cobrada o el remanente correcto si fue parcial. Conserva la referencia bancaria del movimiento conforme al control interno de tu empresa.