Objetivo
Llevar una importación completa dentro de Advanta: crear su hoja de importación (G5010), traer las partidas de las órdenes de compra, confirmarlas con la factura del proveedor, capturar y prorratear los gastos de importación para obtener el costo de inventario, embarcar la mercancía a un almacén de tránsito, nacionalizarla contra su pedimento hacia el almacén destino y cerrar la hoja.
Todo el recorrido lo hace el operador de comercio exterior desde la misma pantalla G5010, que también verás rotulada como Hoja de Control (su folio usa la serie HC).
Antes de comenzar
Verifica que puedes abrir G5010 desde el menú y que el tenant tiene lista la configuración del módulo: aduanas, incoterms y conceptos de costo de importación (G9010, G9020 y G9030), una tarifa para la ruta que vas a importar, el agente aduanal y el forwarder dados de alta como proveedores, el almacén destino y las órdenes de compra de importación con partidas pendientes. El pedimento que usarás para nacionalizar debe estar dado de alta previamente en G1010. Las monedas extranjeras de las órdenes también necesitan un tipo de cambio contable vigente para la fecha de la factura; este es distinto del tipo de cambio que capturas en la propia hoja. Si algo falta, lo resuelve un implementador antes de operar.
Procedimiento
Parte 1 — Crea la hoja y confirma sus partidas
Abre Hoja de Importación G5010
Abre G5010 Hoja de Importación; revisa que la empresa sea la correcta y pulsa Buscar.
El índice abre filtrado por tu empresa y por las hojas iniciadas en los últimos sesenta días; la empresa es obligatoria para buscar.
Crea la hoja G5010
Pulsa Nuevo para abrir el formulario de una hoja de importación.
Pulsa Nuevo para abrir una hoja en blanco.
Captura el encabezado G5010 · Nuevo
Captura almacén y ubicación destino, elige la tarifa y guarda; la tarifa completa el transporte y el embalaje.
Captura el encabezado. Al elegir la tarifa, Advanta rellena la ruta, el incoterm, el forwarder, el agente aduanal, el transporte y el embalaje, y precarga los gastos de importación esperados.
Configura el tipo de cambio de la hoja G5010
Selecciona la hoja recién creada y pulsa Tipos de cambio.
Antes de confirmar las partidas, abre Tipos de cambio para definir cómo se convertirán la mercancía y los gastos en moneda extranjera.
Captura el tipo de cambio de USD y guarda.
Captura el tipo de cambio de dólares de esta hoja. Advanta lo usará al costear la mercancía y los gastos denominados en USD.
G5010 · Tipos de cambioAbre el detalle y agrega las partidas de la orden de compra G5010
Selecciona la hoja recién creada y pulsa Detalle.
Selecciona la hoja y entra a su detalle, donde viven sus partidas.
Pulsa Agregar OC y elige las partidas pendientes de la orden de compra de importación.
Con Agregar OC traes las partidas de la orden de compra. La hoja hereda el artículo, la cantidad y el precio de la orden.
G5010 · DetalleConfirma cada partida G5010 · Detalle
Selecciona una partida y pulsa Confirmar.
Ahora confirma la partida. Al confirmar defines la cantidad y el precio en firme y registras la factura del proveedor.
Captura la cantidad confirmada, el precio, el número y la fecha de la factura del proveedor, el lote y la fecha de caducidad; guarda.
Captura la cantidad y el precio confirmados, el número y la fecha de la factura del proveedor y el lote. Al guardar, Advanta crea la factura del proveedor en Cuentas por Pagar. Repite este paso hasta confirmar todas las partidas de la hoja.
G5010 · ConfirmarLa hoja pasa a Confirmada cuando todas sus partidas quedan confirmadas; mientras falte alguna, permanece en confirmación parcial y no se puede embarcar.
Parte 2 — Costea, embarca y nacionaliza
Captura y prorratea los gastos de importación G5010
Regresa al índice y pulsa Costos en la hoja para abrir sus gastos generales de importación.
Regresa al índice y entra a Costos. Aquí están los gastos que precargó la tarifa y aquí agregas los que falten. El botón Costos del detalle abre los costos de una sola partida, no los gastos generales de la hoja.
Ajusta o agrega los gastos de importación con su importe y pulsa Calcular.
Revisa cada gasto —forwarder, agente aduanal, pedimento— con su importe y pulsa Calcular. Advanta prorratea los gastos sobre las partidas y obtiene el costo de inventario de cada una.
G5010 · CostosCalcula cuando los gastos, los precios y las cantidades confirmadas de las partidas y los tipos de cambio ya estén completos. Calcular exige un tipo de cambio mayor que cero para el dólar y para las demás monedas de la hoja; sin él avisa que deben capturarse y no toca los costos. Si después cambias cualquiera de esos datos, vuelve a pulsar Calcular: Importar sólo procede con un cálculo vigente. En cuanto la primera partida se nacionaliza, Calcular deja de ofrecerse.
Embarca la mercancía a tránsito G5010
Regresa al índice, selecciona la hoja Confirmada y pulsa Embarcar.
Con la hoja confirmada y costeada, regresa al índice y pulsa Embarcar.
Captura la fecha de llegada y confirma el embarque.
Captura la fecha de llegada. Al confirmar, la mercancía entra al almacén de tránsito y la hoja queda Embarcada. Si te equivocas, puedes usar Reversar embarque para deshacerlo.
G5010 · EmbarcarNacionaliza la partida con su pedimento G5010 · Detalle
Abre el detalle de la hoja embarcada, selecciona una partida y pulsa Importar.
Vuelve al detalle. Sobre la partida embarcada, pulsa Importar para nacionalizarla.
Selecciona el pedimento ya registrado en G1010, captura la cantidad a importar y la ubicación destino, y confirma.
Selecciona el pedimento existente, la cantidad a nacionalizar y la ubicación destino. Al confirmar, la mercancía sale de tránsito y entra al almacén destino con su lote y su pedimento. Las facturas de gastos se registran por separado desde Facturas.
Da entrada de la mercancía al almacén destino con su lote y el pedimento seleccionado.
Si Importar avisa Antes de importar, abre Costos y pulsa Calcular, los costos no se han calculado o cambiaron después del último cálculo: regresa al paso 7, pulsa Calcular y vuelve a importar.
La hoja pasa a Nacionalizada cuando todas sus partidas quedan importadas; si nacionalizas solo una parte, queda en nacionalización parcial — ver variantes.
Imprime la hoja G5010
Selecciona la hoja y pulsa Imprimir para generar su expediente.
Esta es la hoja de importación impresa; resume el encabezado, las partidas, los gastos y el costo de inventario prorrateado. Es un respaldo interno, no un documento fiscal.
Cierra la hoja G5010
Con la hoja Nacionalizada seleccionada, pulsa Cerrar.
Para terminar, pulsa Cerrar.
Captura la fecha de cierre y confirma.
Captura la fecha de cierre y confirma. El cierre es definitivo; la hoja ya no admite cambios y su cuenta con el agente aduanal queda lista para conciliarse.
Cierra la hoja de forma definitiva y deja lista la cuenta del agente aduanal para su conciliación.
Variantes
Importación parcial
No estás obligado a nacionalizar toda la partida de una vez. En Importar puedes capturar una cantidad menor a la confirmada: la partida y la hoja quedan en nacionalización parcial, con su saldo pendiente. Repites Importar —con el mismo pedimento o con uno nuevo— hasta agotar la cantidad confirmada; entonces la hoja pasa a Nacionalizada. Entre parcialidades no se puede volver a calcular: desde la primera nacionalización Calcular ya no aparece, y si los costos cambian, Importar pide una revisión antes de continuar.
Artículo con número de serie
Cuando el artículo maneja número de serie, la nacionalización debe hacerse por la cantidad confirmada completa: no se admite una parcialidad. Al importar, cada serie queda ligada a su lote y a su pedimento en el inventario del almacén destino.
Reversar el embarque
Si embarcaste por error, selecciona la hoja Embarcada en el índice, pulsa Reversar embarque y acepta el aviso de confirmación. La mercancía sale del almacén de tránsito y la hoja regresa a Confirmada, lista para corregir lo que haga falta y volver a embarcar. No se puede reversar una hoja que ya empezó a nacionalizarse.
Anticipos al agente aduanal
Los anticipos que se entregan al agente aduanal para que cubra derechos y maniobras se capturan y consultan desde el botón Anticipo de la hoja. Esos anticipos son la base de la conciliación posterior: se cruzan contra los gastos que el agente comprueba con factura.
Facturas de gastos de importación
Cuando el forwarder o el agente aduanal entregan sus facturas de servicios, se registran desde el botón Facturas de la hoja y quedan ligadas a ella como gastos de importación en Cuentas por Pagar. Esos gastos alimentan el costo prorrateado y, en el caso del agente, lo comprobado de su cuenta.
Cierre de cuenta
Al terminar la importación conviene conciliar la cuenta del agente aduanal en G5030: ahí se cruzan los anticipos entregados contra los gastos comprobados de las hojas del agente y se determina el saldo. Una hoja solo puede entrar en un cierre.
Carta porte
Para las importaciones que requieren el complemento carta porte, el módulo de Reportes de Comercio Exterior ofrece el reporte de Importaciones Carta Porte (G805030), que lista las importaciones con los datos necesarios para el complemento.
Verificación final
Al terminar debes tener: la hoja Nacionalizada y luego Cerrada, la mercancía ingresada al almacén destino con su lote y pedimento, cada partida con su costo de inventario prorrateado, y la factura del proveedor y los gastos facturados por separado registrados en Cuentas por Pagar. La cuenta del agente aduanal queda lista para conciliarse en G5030.