Para realizar la creación de transacciones contables desde un archivo se debe realizar lo siguiente:
1. Crear un archivo en una hoja de cálculo. La primera fila del archivo para la carga de transacciones contables debe contener como encabezados los nombres de dato de la siguiente tabla; Advanta identifica cada columna por su encabezado. Cada fila es una partida, y las filas con el mismo valor en num forman una misma póliza:
| Dato | Descripción |
|---|---|
| num | Número consecutivo que agrupa las partidas de una misma póliza |
| idunem | Unidad de Negocio de la póliza |
| iduned | Unidad de Negocio de la partida (en caso de realizar prorrateos) |
| fhcont | Fecha contable de la póliza |
| idmone | Moneda de la póliza |
| tcambi | Tipo de Cambio de la póliza, en caso de ser en MXN debe ir 1 |
| idttcb | Tipo de Transacción contable del módulo de Contabilidad, por ejemplo D01 Diario, D02 Egreso o D03 Ingreso |
| ctcmpl | Cuenta Contable (cuenta de afectación, no de acumulación) |
| idceco | Centro de Costos (opcional) |
| montot | Monto, con punto decimal y sin separador de miles |
| tipoct | Tipo de Movimiento, A-Abono, C-Cargo |
| usocta | Uso Cuenta (opcional) |
| descrp | Descripción de la póliza |
| concep | Concepto de cada movimiento |
| documt | Documento de la póliza |
Los datos de la póliza (idunem, fhcont, idmone, tcambi, idttcb, descrp y documt) se toman de la primera fila de cada num.
De forma opcional, cada partida puede traer el comprobante nacional relacionado con las columnas foliof (folio fiscal), rfc, mtotal (total), xcmm (moneda) y tpcha (tipo de cambio).
Ejemplo:
| num | idunem | iduned | fhcont | idmone | tcambi | idttcb | ctcmpl | montot | tipoct | descrp | concep | documt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | MATRIZ | MATRIZ | 30/01/2018 | MXN | 1 | D03 | 1102002 | 4461.3 | A | EGRESOS ENE 2018 | BANORTE | D02012018 |
| 1 | MATRIZ | MATRIZ | 30/01/2018 | MXN | 1 | D03 | 61002 | 3620.3 | C | EGRESOS ENE 2018 | HECHO 6344100191 | D02012018 |
| 1 | MATRIZ | MATRIZ | 30/01/2018 | MXN | 1 | D03 | 61010 | 241 | C | EGRESOS ENE 2018 | PAPELERIA | D02012018 |
| 1 | MATRIZ | MATRIZ | 30/01/2018 | MXN | 1 | D03 | 61009 | 400 | C | EGRESOS ENE 2018 | PASAJES | D02012018 |
| 1 | MATRIZ | MATRIZ | 30/01/2018 | MXN | 1 | D03 | 62010 | 200 | C | EGRESOS ENE 2018 | GRATIFICACION | D02012018 |
2. Llenar la información de las pólizas. La carga siempre crea pólizas nuevas; no modifica pólizas existentes.
3. Una vez que se ha llenado la información necesaria se debe guardar el archivo en formato csv (separado por comas) con codificación UTF-8 o ISO8859-1.
4. Dentro de Advanta Cloud en la función Q102010 haga clic en el botón Cargar y seleccionar el archivo.
El botón Cargar solo aparece si el rol del usuario tiene el permiso de importación «Q102010 Póliza Contable», que se asigna en S1520 en la pestaña Sistema. Tener permiso para crear pólizas manuales no habilita por sí solo esta carga.
5. La carga se procesa en segundo plano. Cada póliza se registra completa o no se registra: si alguna de sus partidas tiene un error, esa póliza no se crea. Al terminar, Advanta muestra una notificación con el resultado; si hubo errores, la notificación incluye un archivo con el número de fila y el error.