Para realizar la creación o modificación de cotizaciones desde un archivo se debe realizar lo siguiente:
1. Crear un archivo en una hoja de cálculo. La estructura del archivo para la carga de cotizaciones no debe contener encabezados y las columnas deben tener la siguiente información :
| Campo | Obligatorio | Descripción | Tipo | Observaciones |
|---|---|---|---|---|
| Empresa | SI | Id de la empresa | Alfanumérico | Debe existir en Q9010 |
| Proveedor | SI | Id del proveedor | Alfanumérico | Debe existir en C0510 |
| Articulo | SI | Id del artículo | Alfanumérico | Debe existir en D1510 |
| Costo | SI | Precio de compra | Numérico | Mayor que cero, con punto decimal y sin coma como separador de millares |
| Unidad de Medida | SI | Id de la unidad de medida |
Alfanumérico | Debe existir en D1010 |
| Almacén | NO | Id del almacén | Alfanumérico | Debe existir en D0510; si se deja vacío, la cotización estará disponible para toda la entidad |
| Moneda | NO | Id de la moneda | Alfanumérico | Debe existir en Q9020; si se deja vacío, la cotización se carga en la moneda base. |
| Fecha Vencimiento | NO | Fecha Vencimiento de la Cotización |
Fecha | En formato dd/mm/aaaa o aaaa-mm-dd; si se deja vacío, se pone la fecha del día de carga más un año |
| Término de Crédito | NO | Término de Crédito de la cotización |
Alfanumérico | Debe existir en Q9040; si se deja vacío, se toma el término de crédito del proveedor en C0510 |
| Cantidad Mínima | NO | Cantidad Mínima de Compra |
Numérico | En caso de no existir se pondrá 1 |
| Cantidad Máxima | NO | Cantidad Máxima de Compra |
Numérico | En caso de no existir se pondrá 999999999 |
Ejemplo:
2. Llenar la información de cotizaciones. Cada renglón lleva siempre las columnas obligatorias (empresa, proveedor, artículo, costo y unidad de medida), también cuando se modifica una cotización existente. Advanta localiza la cotización por empresa, almacén, proveedor, artículo, moneda y unidad de medida; si alguno de esos datos no coincide con una cotización existente, crea una nueva. Al modificar, las cantidades mínima y máxima vacías conservan su valor, pero una fecha de vencimiento vacía vuelve a quedar a un año de la carga y un término de crédito vacío toma el del proveedor.
3. Una vez que se ha llenado la información necesaria se debe guardar el archivo en formato csv (separado por comas) con codificación UTF-8 o ISO8859-1.
4. Dentro de Advanta Cloud en la función C1010 haga clic en el botón Cargar y seleccionar el archivo. Advanta confirma que la carga se envió a procesamiento; los costos todavía no están aplicados en ese momento.
5. Al terminar el proceso de carga nos llegará un aviso en las notificaciones de Advanta Cloud con el resumen de cotizaciones creadas, actualizadas e incidencias. Los renglones correctos se cargan aunque otros tengan errores; si algún renglón tiene errores, la notificación incluye un archivo csv con la fila y el error, que indica cómo corregirlo. Corrige y vuelve a cargar únicamente las filas rechazadas.